Sistema Administrativo

Gestiona todos tus productos desde una vista centralizada. Puedes agregar productos de dos formas:

• Producto Simple: Crea un producto con SKU, nombre, descripción, precio y fotos.
• Producto con Receta: Crea un producto compuesto basado en ingredientes (insumos).

Desde el catálogo también puedes:

• Buscar y filtrar productos con paginación.
• Editar precios, imágenes y videos de cada producto.
• Activar/desactivar la visibilidad de productos en tu tienda pública.
• Gestionar variantes (tamaños, colores, opciones) de cada producto.
• Configurar precios de liquidación o promoción.
• Marcar productos como fuera de temporada.

Productos de temporada

Las velas de Navidad, Halloween o Día de Muertos no se venden todo el año, pero borrarlas cada temporada significa volver a capturarlas después. Para eso está el botón del calendario 🗓️ en cada tarjeta del catálogo, junto a Duplicar y Eliminar.

Al activarlo, el producto queda marcado con la etiqueta ámbar Fuera de temporada sobre su foto, y cada pantalla lo trata distinto:

Cuando llegue la temporada, quítale el clic al calendario y vuelve a la venta en línea de inmediato. Ese paso es manual a propósito: tú decides cuándo abre la temporada, no la llegada de la mercancía.

Una herramienta poderosa para asegurar tu rentabilidad. Define tus costos fijos y porcentaje de ganancia deseado, y el sistema te sugerirá el precio de venta ideal.

• Ingresa el costo de materia prima.
• Define el margen de ganancia deseado.
• Considera impuestos y comisiones.
• Obtén el precio de venta sugerido automáticamente.

Genera cotizaciones profesionales para tus clientes. Ideal para pedidos grandes o ventas mayoreo.

• Generar Propuesta: Selecciona productos del catálogo, elige variantes y cantidades.
• Datos del Cliente: Agrega nombre, contacto y notas especiales.
• Método de Pago: Especifica efectivo, tarjeta, cheque, transferencia, etc.
• PDF Automático: Genera un documento PDF listo para enviar al cliente.
• Propuestas Guardadas: Consulta, edita o convierte propuestas anteriores en ventas.

Cuando alguien compra desde tu catálogo público, el pedido llega aquí en tiempo real con el nombre del cliente, su WhatsApp, el método de entrega y los productos que eligió. Desde esta pantalla lo vas moviendo hasta entregarlo y cobrarlo.

El recorrido de un pedido

• Pendiente: acaba de entrar. Todavía no lo has tocado.
• Preparando: lo estás armando. Pulsa Iniciar Preparación.
• Listo para retirar (o Enviado, si tienes envíos activados): ya está preparado y esperando al cliente o en camino.
• Entregado: el cliente lo recibió y pagó. Aquí es donde se registra la venta.

Puedes cancelar un pedido en cualquier momento antes de entregarlo.

Entregar es cobrar

El último paso es el botón Entregar y Cobrar. Al pulsarlo eliges el método de pago y, en un solo movimiento, el sistema:

• marca el pedido como entregado,
• registra la venta en tus reportes y en el corte de caja,
• y descuenta el inventario de los productos vendidos.

El importe es el mismo que el cliente vio en tu catálogo: no hay nada que ajustar. La venta queda a nombre del cliente que hizo el pedido y guarda el número de pedido del que salió, así que siempre puedes rastrear de dónde vino cada peso.

Si el inventario queda en negativo

Si entregas un producto del que ya no te quedaban existencias registradas, la venta se registra igual y el inventario queda en número negativo. Es a propósito: nunca te va a impedir cobrarle a un cliente que tienes delante. Ese número en rojo es un aviso de que hay piezas que entraron o salieron sin registrarse, para que lo revises cuando puedas. Tu catálogo público sí respeta las existencias y no deja pedir lo que no hay.

Pedidos entregados sin venta

En pedidos que marcaste como entregados antes de que existiera el cobro automático verás el botón Registrar la Venta de este Pedido. Sirve para que ese dinero entre a tus reportes sin tener que capturarlo a mano en la terminal. Un pedido solo se puede cobrar una vez: si ya tiene su venta, el sistema te lo dirá en lugar de duplicarla.

Crea productos compuestos por múltiples insumos. Al vender una receta, el sistema descontará automáticamente los ingredientes del inventario.

• Selecciona ingredientes desde tu lista de insumos.
• Define la cantidad necesaria de cada ingrediente.
• El sistema calcula automáticamente el costo de producción.
• Genera reportes de gastos por receta.
• Descarga las especificaciones de cada receta.

Da de alta todos los ingredientes que compras a proveedores. Puedes definir unidades de medida y costos unitarios.

Unidades de Medida soportadas:

• Gramos (g) / Onzas (oz) / Libras (lb)
• Mililitros (ml) / Galones (gal) / Onzas Líq. (fl oz)
• Metros (m) / Pies (ft) / Pulgadas (in)
• Piezas (pz)

Importar y Exportar:

• Importar desde Excel: Sube un archivo .xlsx con tus insumos para darlos de alta masivamente.
• Exportar a Excel: Descarga tu lista actual de insumos para respaldo o análisis.

Organiza tus productos, recetas e insumos en categorías para mantener tu inventario ordenado. El sistema maneja tres tipos de categorías:

• Categorías de Productos: Se muestran en tu catálogo público para que tus clientes filtren por tipo.
• Categorías de Recetas: Organiza tus recetas internamente (ej: "Velas aromáticas", "Jabones").
• Categorías de Insumos: Clasifica tu materia prima (ej: "Ceras", "Fragancias", "Envases").

Cada sucursal guarda su propio inventario: sólo puede vender lo que físicamente tiene. Desde Sucursales → Inventario los ves todos sumados en una sola vista.

Inventario consolidado

La tabla muestra un renglón por producto y una columna por sucursal, con el total y la valuación:

• Valor a costo: lo que te costó producirlo o comprarlo.
• Valor a precio de venta: lo que obtendrías si vendieras todo.
• Ganancia potencial: la diferencia entre ambos.

Puedes buscar por nombre, ordenar por mayor valor o más piezas, y filtrar por una sucursal. Al filtrar, todos los números —totales, valuación e indicadores de arriba— pasan a hablar únicamente de esa sucursal.

Alertas

Los botones de colores sobre la tabla son filtros con su conteo. Al hacer clic, la lista se reduce a esos productos:

• Agotados: sin existencia en alguna sucursal.
• Stock bajo: quedan 3 piezas o menos.
• En negativo: existencias por debajo de cero. No es falta de stock sino un descuadre —normalmente ventas registradas sin haber capturado la entrada— y conviene corregirlo porque distorsiona la valuación.
• Sin catálogo: hay piezas en la sucursal pero el producto ya no está en tu catálogo, por eso no se puede valuar.

Los productos marcados como fuera de temporada (ver Catálogo de Productos) salen del listado en cuanto quedan en cero en todas las sucursales, para que no te ensucien la vista fuera de su fecha. Mientras tengan piezas, aparecen normales y con un distintivo de temporada.

Movimientos

• Entradas: compras de materia prima o producción de stock.
• Salidas: ventas, mermas o uso personal.

El inventario se descuenta automáticamente al vender desde el Punto de Venta, de la sucursal que hizo la venta.

Cada sucursal es una cuenta de venta independiente, con su propio correo, su inventario y sus permisos. Entran a vender desde kuuladmin.com/punto_de_venta/ con sus credenciales.

Esta separación es deliberada: una sucursal puede vender, pero no ve tus costos, tus márgenes, tu catálogo maestro ni los datos de tus clientes. Así puedes dejar una terminal abierta en el mostrador sin exponer la información de tu negocio.

Sucursal Matriz

Es la sucursal desde la que vendes tú mismo en la pestaña Vender del panel. Marca de qué inventario se descuenta cuando cobras desde aquí.

• Sólo puede haber una Matriz a la vez. Mientras haya una activa, el interruptor desaparece de las demás tarjetas.
• Activarla requiere un código de verificación que se envía al correo de esa sucursal.
• Para cambiar de Matriz, primero quita la actual. Al hacerlo te pediremos confirmación, porque el panel se queda sin sucursal activa y no podrás vender hasta activar otra.
• La Matriz se muestra primera en la lista, con franja de color y el distintivo ★ Matriz.

Comisión del vendedor

El porcentaje que le corresponde a esa sucursal por sus ventas. Se le descuenta a tu ganancia al momento del corte de caja.

Permisos

Se activan o desactivan por sucursal y se guardan al instante:

• De venta: mayoreo, promoción, liquidación y venta a crédito.
• Delicados: quitar stock y eliminar ventas. Aparecen aparte y en rojo porque destruyen información; concédelos sólo a quien realmente lo necesite.

Está en Ventas y Pedidos → Cuentas por cobrar. Lleva el control de lo que te deben tus clientes a crédito, con fechas de pago para que sepas qué está vencido.

Registrar una venta a crédito

Con el botón Registrar Venta a Crédito das de alta una deuda sin pasar por el punto de venta. Es la forma de meter al sistema a los clientes que ya te debían antes de usar KUUL:

• En el selector de cliente puedes elegir Registrar cliente nuevo y crearlo en el mismo paso.
• La fecha real de la venta te deja conservar la fecha original de una deuda antigua.
• La casilla de ampliar el límite de crédito evita que el límite te bloquee al cargar deudas que ya existían.

Pago inicial y parcialidades

Toda venta a crédito puede llevar un pago inicial y dividirse en varios pagos. Sólo se convierte en deuda la diferencia; el enganche queda registrado como abono en el estado de cuenta.

• Elige el número de pagos y la frecuencia: único, semanal, quincenal o mensual.
• Antes de confirmar verás el calendario de pagos con la fecha y el monto de cada parcialidad.
• Esto también se captura al cobrar a crédito desde el punto de venta y desde la pestaña Vender.

Seguimiento y cobro

• Los indicadores de arriba muestran el total por cobrar, cuántos clientes deben y cuánto está vencido.
• La tabla incluye la columna Próximo pago, en rojo si ya pasó su fecha, y un filtro para ver sólo clientes con pagos vencidos.
• Con Abonar registras un pago; el sistema lo aplica solo a las parcialidades pendientes, de la más antigua a la más reciente.
• En Historial ves cada venta con su calendario y todos los abonos recibidos.

Mide el alcance de tu catálogo público. Son métricas de difusión, no de operación: para ventas, inventario y cobranza usa la pantalla de Inicio.

• Visitas al Catálogo: Cuántas personas visitan tu tienda online.
• Interacciones WhatsApp: Cuántos clientes te contactaron desde el catálogo.
• Gráficas de Tendencia: Visualiza la evolución de visitas a lo largo del tiempo.
• Filtros por Fecha: Analiza periodos específicos para identificar patrones.

Tu asistente inteligente integrado en el panel. Aparece como un chat flotante en la esquina inferior del sistema.

• Obtén recomendaciones de productos basadas en tu inventario.
• Haz preguntas sobre cómo usar el sistema.
• Recibe sugerencias para mejorar tu catálogo.